Đối với công việc tổ chức sự kiện, việc xây dựng kế hoạch được đặt lên quan trọng hàng đầu.Với một bản kế hoạch hay bạn đã thành công 70%.Tham khảo bài viết dưới đây bạn sẽ có 1 bản kế hoạch hoàn hảo cho mình.
1.Loại sự kiện và mục tiêu của sự kiện là gì?
Các loại sự kiện hiện nay rất đa dạng về chủng loại, hơn nữa những loại sự kiện khác nhau các hạng mục cần làm trong bản kế hoạch cũng sẽ có sự chênh lệch, vậy nên bước đầu tiên bạn luôn phải xác định đúng loại sự kiện mình cần tổ chức.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.
>>> Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện – Chọn địa điểm tổ chức uy tín
2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?
Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót.Khách mời là nhóm thứ 2, mời bằng cách gửi thiệp trước 2 tuần để họ sắp xếp công việc và xác nhận lại xem họ có thể tới không trong 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.
3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?
Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng.
>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện khánh thành – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?
4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?
Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Ngoài ra cần phải có địa điểm và thời gian để ghi vào giấy mời, càng xác định sớm càng khiến hiệu quả cao.
5. Lên chương trình tổ chức sự kiện
Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.
6. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Các sự kiện luôn cần 1 kế hoạch truyền thông cụ thể, nếu biết sử dụng đúng cách nó sẽ mang lại tác động lợi ích to lớn góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.
7.Xây dựng ngân sách sự kiện
Lên ngân sách dự trù cho tất cả các hạng mục, nên cân nhắc thật kỹ để đạt lợi ích tốt nhất về chi phí.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.
>>> Tìm hiểu: lễ khởi công xây dựng – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường
